QUIZ 4

Jelaskan bidang aplikasi  Sistem Informasi Perkantoran (Office Automation/OA) yang banyak di implementasikan pada perkantoran modern saat ini dan atau bagaimana dengan Sistem Informasi di kantor saudara implmentasi office Automation apa saja ?

Jawab :

Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk laporan. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkembanagan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi informasi, dengan berkembangnya teknologi informasi maka para pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan tersebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.

Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi.

1.    Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.

2.    Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit.

3.    Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.

FORUM 4

Fenomena apa yang mengawali terbentuknya kantor maya dan bagaimana persepsi saudara tentang kantor maya (atau lebih dikenal dengan kantor/toko online) didalam menjalankan bisnisnya dalam persaingan bisnis yang semakin kompetitif saat ini.

Jawab :

Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun.

Adapun keuntungan dan kerugian dari kantor maya, yaitu :

Keuntungan :
1. pengurangan biaya fasilitas
2. pengurangan biaya peralatan
3. jaringan komunikasi formal
4. pengurangan penghentian kerja (PHK)
5. konstribusi sosial

Kerugian :
1. Rasa tidak memiliki
2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Semangat kerja rendah
4. Ketegangan keluarga

FORUM 2

Setiap perusahaan umumnya saat ini telah implementasikan Sistem Informasi sesuai dengan aktivitas bisnisnya. Jelaskan Sistem Informasi yang di implementasi pada perusahaan/kantor tempat saudara berkerja. Kiranya ada yang belum berkerja dapat membuat asumsi. Apa saja kelemahan Sistem Informasi yang di implementasikan pada perusahaan saudara. 

Jawab :

Assalamualaikum wr wb

Menanggapi forum bapak, saya sangat setuju dengan yang bapak bilang bahwa seiring berkembangnya SIM maka akan sangat membantu perusahaan - perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Namun kelemahannya adalah dapat memberikan dampak bagi lingkungan sosial seperti pengurangan tenaga kerja, sehingga dapat menambah angka pengangguran. Fungsi manusia sebagai tenaga kerja banyak tergantikan oleh teknologi-teknologi yang ada, karena dengan teknologi tersebut perusahaan merasa lebih di untungkan, sehin. Selain itu dengan adanya Sistem Informasi Manajemen tersebut membuat ketergantungan manusia terhadap Sistem Informasi Manajemen tersebut, sehingga mengesampingkan rasionalitas manusia itu sendiri.

Sekian, Terimakasih

Wassalamualaikum wr wb

QUIZ 2

Jelaskan jenis-jenis Sistem Informasi yang banyak di implementas pada perusahaan saat ini dalam menigkatkan efektivitas dan efisiensi aktivitas bisnis yang lingkungannya sangat cepat berubah. 

Jawab :

Sistem informasi pada dasarnya bisa terbagi menjadi beberapa jenis. Jenis-jenis dari sistem informasi tersebut biasanya terdiri dari spesifikasi dan juga fungsi tertentu yang ada di dalam suatu perusahaan atau suatu organisasi. Paling tidak ada 7 jenis sistem informasi yang saat ini banyak diimplementasikan dalam perusahaan dan juga organisasi.

Pengertian sistem informasi itu sendiri adalah suatu sistem yang dibangun untuk meneruskan pada sistem tertentu, sehingga membuat data yang ada menjadi lebih terkoordinir. Berikut ini adalah ketujuh jenis sistem informasi yang banyak diimplementasikan di dalam sebuah perusahaan ataupun organisasi:

1. Sistem Informasi Manajemen

Jenis sistem informasi pertama adalah sistem informasi manajeman. Sesuai dengan namanya, sistem informasi manajemen merupakan salah satu pengimplementasian dari sistem informasi yang digunakan pada sasaran kalangan manajerial. Kalangan manjerial merupakan setiap individu yang memiliki posisi di dalam sebuah organisasi dan lingkup pekerjaan yang bertugas untuk melakukan manajemen pada suatu divisi atau bagian di dalam organisasi dan juga perusahaan.

Level manajerial biasanya ditandari dengan jabatan manajer, pimpinan, ataupun ketua pelaksana. Dengan fungsinya sebagai individu yang dapat mengatur dan memanage bawahan dan anak buah, maka sistem informasi manajemen ini sangat penting sekali untuk para level management dalam hal:

·         Melakukan monitoring terhadap kinerja anak buah

·         Memberikan penilaian langsung terhadap kinerja anak buah

·         Menerima laporan dan juga hasil pekerjaan dari anak buah atau bawahan

·         Melaksanakan fungsi pengawasan dan juga pemindahtugasan bagi bawahan dan juga anak buah

·         Memberikan masukan kepada dewan direksi terhadap promosi jabatan dari anak buah

·         Melihat kelebihan dan juga kekurangan yang dimiliki oleh anak buah

·         Melakukan komunikasi antar level manajerial untuk kepentingna organisasi dan juga perusahaan.

·         Membantu mempercepat proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen dalam mengatasi suatu permasalahan

·         Menganalisa suatu masalah dan juga problem yang muncul pada suatu organisasi

·         Meningkatkan efisiensi manajerial di dalam sebuah organisasi atau perusahaan

·         Menunjang fungsi operasional dari manajemen dalam melakukan tugasnya di sebuah perusahaan atau organisasi

Dengan adanya sistem informasi manajemen, maka hal ini akan sangat memudahkan para pegawai yang berada pada level manajerial untuk lebih bisa bekerja secara efisien dan tepat waktu, serta mempermudah pengambilan keputusan, serta pengawasan terhadap bawahannya.

2. Sistem Informasi Eksekutif

Jenis sistem informasi yang kedua adalah sistem informasi eksekutif. Sistem informasi eksekutif berarti merupakan sebuah sistem informasi yang dikembangkan dan juga diimplementasikan untuk memberikan kemudahan arus informasi suatu organisasi atau perusahaan kepada mereka yang berada pada level eksekutif.

Siapa saja yang termasuk di dalam level eksekutif? Adapun, mereka yang termasuk ke dalam level eksekutif dari sebuah perusahaan atau organisasi adalah mereka yang:

·         Memiliki hak penuh atas organisasi ataupun perusahaan, bisa jadi pemegang tunggal perusahaan dan juga pemegang saham organiasasi atau perusahaan

·         CEO atau pemimpin tertinggi dari sebuah perusahaan

·         Dewan Komisaris perusahaan

·         DIrektur Utama dari sebuah perusahaan atau kantor cabang

·         Dewan Direksi

·         Dan elemen eksekutif lainnya yang memilki kewenangan khusus terhadap suatu perusahaan ataupun organisasi.

Biasanya, sistem informasi yang ditujukan kepada level eksekutif dari suatu organisasi atau perusahaan banyak berisi mengenai:

·         Kegiatan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan atau organisasi dalam jangka waktu tertentu

·         Kinerja dari level manajerial, atau jabatan yang langsung berada di bawah level eksekutif

·         Kondisi kestabilan keuangan dan juga finansial dari sebuah perusahaan ataupun organisasi

·         Lingkungan kerja dan juga budaya organisasi yang timbul pada perusahaan atau organisasi tersebut

·         Nilai perusahaan atau organisasi di dalam bursa saham

Mengapa sistem informasi eksekutif sangat penting?

Sistem informasi eksekutif sanga penting untuk diimplementasikan, karena dapat membantu memudahkan para level eksekutif untuk dapat memantau langsung perusahaan atau organisasi yang mereka bawahi. Selain itu, dengan adanya sistem informasi eksekutif yang baik, maka seluruh level ekskutif dapat membantu mensejahterakan dan juga mengembangkan perusahaan atau organisasi yang mereka miliki menjadi lebih baik lagi.

3. Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi atau SIA merupakan salah satu pengimplementasian dari sistem informasi manajemen, yang berhubungan dengan kegiatan akuntansi dan juga penghitungan dari sebuah perusahaan ataupun organisasi. Seperti kita ketahui, akuntansi merupakan proses yang dilakukan untuk melihat kondisi kesehatan keuangan dan finansial, serta bagaimana suatu sistem keuangan di dalam sebuah perusahaan atau organisasi dapat berjalan.

Dengan adanya sistem informasi akuntasi yang diimplementasikan dengan baik dan juga benar, maka sistem informasi akuntasi ini dapat membantu para akuntan di sebuah perusahaan atau organisasi dalam melakukan:

·         Proses audit dari kondisi keuangan perusahaan

·         Menampilkan data-data pembelanjaan, pembelian, dan segala bentuk keuangan yang dilakukan dan dilalui oleh sebuah perusahaan

·         Membantu mempercepat proses penghitungan akuntansi keuangan

·         Menentukan keuntungan dan juga kerugian dari sebuah perusahaan

·         Memperjelas informasi penting mengenai jumlah dana yang harus dihtung dengan melakukan proses akuntansi

·         Merapihkan catatan keuangan dari sebuah perusahaan atau organisasi

·         Membantu mempercepat proses pengambilan keputusan perusahaan, terutama pada level akuntansi keuangan perusahaan

·         Menyediakan proses transaksi keuangan dan keternagan akuntansi rutin dari sebuah perusahaan

Sistem informasi akuntasi sangat membantu para akuntan, terutama pada periode tutup buku di akhir tahun, karena dengan adanya sistem informasi akuntasi, semua transaksi selama setahun akan tersimpan ke dalam sistem, yang akan memudahkan akuntan dapat melakukan proses akuntansi menjadi lebih cepat, efisien dan juga lebih optimal.

4. Sistem Informasi Keuangan

Sistem informasi keuangan terkadang merupakan salah satu implementasi dari sistem informasi yang berada di bawah naungan manajamen, namun terkadang sistem informasi keuangan juga bisa merupakan sistem informasi yang berdiri sendiri. Ada beberapa perusahaan yang melibatkan pihak manajemen dalam membantu proses pengaturan keuangan perusahaan, dan ada yang tidak. Sehingga hal ini tergantung dari budaya organisasi dari perusahaan tersebut.

Namun demikian, sistem informasi keuangan sendiri merupakan suatu implementasi dari sebuah sistem informasi yang berisi segala data transaksi keuangan dari sebuah perusahaan, yang nantinya bisa terintegrasi pula dengan sistem informasi akuntansi.

Mengapa sistem informasi keuangan penting untuk diimplementasikan?

Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa sistem informasi keuangan penting untuk diimplementasikan, dan juga beberapa manfaat dari sistem informasi keuangan:

·         Sistem informasi keuangan membantu mencatat segala bentuk transaski yang dilakukan oleh suatu perusahaan atau organisasi dalam jangka waktu tertentu, misalnya pada periode satu tahun

·         Sistem informasi keungan dapat diintegrasikan dengan sistem informasi akuntansi, untuk membantu mempermudah para akuntan dalam melakukan penghitungan mengenai neraca keuangan suatu perusahaan

·         Dengan adanya sistem informasi keuangan, para pegawai yang berada pada bagian keuangan bisa melakukan kroscek mengenai transaksi jual beli yang sudah prnah dilakukan oleh perusahaan tersebut.

·         Membantu mempermudah pekerjaan auditor dalam menganalisa keuangan suatu perusahaan

·         Mempercepat proses pencatatan dan juga pemanggilan kembali informasi mengenai transasksi jual beli yang sudah pernah dilakukan

·         Membantu penghitungan pajak dari suatu perusahaan

·         Melakukan monitoring terhadap karyawan yang sering melakukan peminjaman

·         Memonitoring mengenai potongan gaji dan juga pemberian bonus dan tunjangan karyawan

·         Dapat terintegrasi dengan sistem informasi sumber daya manusia, terutama dalam hal payroll, yang menyangkut pemberian gaji dan juga tunjangan karyawan

Dengan adanya sistem informasi keuangan ini, maka stiap detail transaksi keuangan dari sebuah perusahaan atau organisasi tidaka akan terlewat, sehingga sangat memudahkan setiap bagian perusahaan yang sistem informasinya terintegrasi dengan sistem informasi keuangan untuk melakukan analisis.

5. Sistem Informasi Manufaktur

Bagi perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur dan juga produksi, terutama produksi barang, maka sistem informasi manufaktur merupakan salah satu jenis sistem informasi yang wajib dimilki. Sistem informasi manufaktur kebanyakan digunakan dan juga diimplementasikan pada bagian produksi suatu perusahaan, yang bergerak di bidang produksi.

Apa saja fungsi dari implementasi sistem informasi manufaktur?

·         Pada dasarnya, sistem informasi manufaktur memilki banyak sekali fungsi, seperti:

·         Mencatat total produksi yang dihasilkan oleh sebuah perusahaan

·         Mencatat barang-barang produksi yang tidak lolos dari quality control

·         Mencatat hasil produk yang berhasil dilempar ke pasaran

·         Mencatat produk yang berhasil diekspor ke mancanegara

·         Mencatat biaya produksi yang harus dikeluarkan untuk setiap sesi produksi

·         Melakukan analisa terhadap kebutuhan bahan pokok dan sumber daya manusia di dalam proses produksi

·         Memberikan informasi mengenai kegiatan proses produksi yang sedang berlangsung

·         Membantu bagian produksi untuk menganalisa produk-produk apa saja yang harus dikembangkan, dihentikan ataupn diperbanyak produksinya

·         Membantu analisa kelebihan dan kekurangan dari sebuah produk hasil produksi perusahaan tersebut

·         Memberikan informasi kepada bagian RnD (Research and Development) dalam membantu mengenmbankan produk – produk baru yang harus diproduksi

SIstem informasi manufaktur ini dapat terintegrasi dengan sistem informasi keuangan dan juga sistem informasi sumberdaya manusia atau SDM, karena di dalam implementasinya, banyak fungsi dari sistem informasi manufaktur ini sangat sangat penting bagi SDM dan juga keuangan.

6. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Jenis sistem informasi yang berikutnya adalah sistem informasi sumber daya manusia alias SDM. Sesuai dengan namanya, biasanya sistem informasi ini berhubungan dengan bagian personalia, atau HR dari suatu perusahaan dan juga organisasi. Sistem informasi SDM ini memiliki banyak sekali data dan juga informasi, mengenai:

·         Data diri dari karyawan yang dimilki oleh perusahaan

·         Total gaji pokok, tunjangan, bonus dan informasi keuangan lainnya yang dimilki oleh karyawan

·         Jabatan dan masa kerja dari karyawan

Manfaat Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia tentu saja memilki banyak sekali manfaat, terutama bagi bagian personalia dan juga HR. Berikut ini adalah beberapa manfaat dari sistem informasi sumber daya manusia:

·         Membantu bagian personalia dalam melakukan analisis mengenai gaji pokok dari seorang karyawan

·         Memberikan informasi mengenai kinerja yang dimiliki oleh setiap karyawan

·         Membantu bagian personalia dalam menganalisis bonus, potongan gaji, serta pemutasian dan kenaikan jabatan dari karyawan

·         Melakukan update data dari seluruh karyawan yang dimilkik oleh perusahaan tersebut

·         Sebagai acuan data dalam melakukan proses rekrutmen karyawan baru.

7. Sistem Informasi Pemasaran

Jenis sistem informasi berikutnya yang banyak diimplementasikan adalah jenis sistem informasi pemasaran. Jenis sistem informasi ini sangat penting terutama bagi bagian pemasaran suatu perusahaan. Sistem informasi pemasaran akan membantu mencatat dan juga memberkan informasi penting mengenai penjualan yang telah dilakkan oleh sebuah perusahaan. Yang meliputi:

·         Jumlah produk yang sudah terjual

·         Produk yang laris dan banyak dipesan

·         Produk yang jarang diminati oleh pasar

·         Metode pemasaran yang tepat untuk menjual dan memasarkan suatu produk

·         Respon pasar terhadap produk yang diluncurkan

Sistem informasi pemasaran ini pada dasarnya dapat membantu usernya untuk:

·         Melakukan analisa terhadap pasar (analisis pasar)

·         Membantu bagian riset dan pengembangan untuk menganalisa produk-produk dari perusahaan tersebut

Itulah beberapa contoh dari jenis sistem informasi yang banyak digunakan saat ini. Di dalam perusahaan, keseluruhan dari jenis sistem informasi tersebut dapat terintegrasi satu sama lain, menjadi satu sistem informasi yang utuh, yaitu sistem informasi perusahaan, dimana setiap alur informasi yang ada akan saling terhubung satu sama lain, sehingga setiap user yang berwenang dapat mempelajari dan melihat informasi yang sudah tersimpan di dalam database atau basis data perusahaan.

FORUM 1

Jelaskan Konsep Pengambilan Keputusan dalam organisasi yang telah implementasi SIM dalam aktivitas organisasi atau kegiatan bisnisnya.

Jawab :

Sistem informasi manajemen atau SIM (management information system) adalah system informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi akurat, tepat waktu, dan relevan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh para manajer. Konsep SIM adalah meniadakan pengembangan yang tidak efisien dan penggunaan komputer yang tidak efektif. Konsep SIM sangat penting untuk system informasi yang efektif dan efisien oleh karena  menekankan pada orientasi manajemen (management orientation) dari pemrosesan informasi pada bisnis yang bertujuan mendukung pengambilan keputusan manajemen (management decision making)

Tahapannya:

1. Tahap Pemikiran

Pada tahap ini dilakukan pengamatan terhdap lingkungan, baik secara berkesinambungan atau sesekali. Hal ini meliuti beberapa aktivitas yang vertujuan untuk mengidentifikasi adanya permasalahan-permasalahan atau kesempatan-kesempatan.

Aktivitas-aktivitas tersebut adalah:

a.  Menemukan Permasalahan

Tahap pemikiran dimulai dengan identifikasi tjuan dan saaran ari organsisasi. Permsalahan timbuk dari adanya ketidakpuasan terhadap keadaan yang sedang berjalan. Ketidakpuasan tersebut terjadi karena adanya perbedaan antara apa yang diinginkan dan apa yang terjadi atau tidak terjadi. Pada tahap ini usaha yang dilakukan ialah mencari apakah ada permasalahan, mencari besarnya permasalahan dan mengidentifikasi permsalahan tersebut

b. Klasifikasi Permasalahan

Aktivitas ini merupakan konseptualisasi dari masalah dalam usaha untuk mengklasifikasian ke dalam beberapa kategori yang dapat didefinisikan.

i. Penguraian Permasalahan

Banyak permsalahan kompleks yang dapat dibagi menjadi beberapa bagian permasalahan. Dengan memecahkan bagian permasalahan yang paling mudah dapat menolong dalam emmecahkan permasalahan yang kompleks. Pendekatan ini juga membantu komunikasi antar orang-orang yang terkait dengan proses solusi.

ii. Kepentingan Permasalahan

Pada tahap pemikiran penting untuk menentukan pemilik dari permasalahan tersebut.

Tahap pemikiran diakhiri dengan suatu pernyataan permasalahan. Pada waktu itu tahap peracangan dimul

2. Tahap Perancangan

Tahap Perancangan meliputi kegiatan menciptakan, mengembangkan dan menganalisa tindakan-tindakan yang mungkin. Pada tahap ini juga dilakuakn pembuatan, pengujian dan validasi model dari situasi permasalahan tersebut.

Pemodelan adalah kombinasi dari seni dan sains. Beberapa topik dari permodelan yang berhubungan dengan model kuantitatif adalah:

a. Komponen Model

Semua model terdiri dari tiga komponen dasar, yaitu variabel keputusan, variabel yang tidak dapat dikontrol serta parameter-parameter dan variabel-variabel hasil atau keluaran.

b. Stuktur Model Kuantitatif

Model Kuantitatif mempunyai komponen-komponen model yang dihubungkan oleh ekspresi matematis seperti persamaan atau ketidaksamaan.

c. Prinsip-prinsip Pemilihan

Evaluasi dari alternatif-alternatif dan pemilihannya langsung dari tipe kriteria-kriteria yang akan digunakan. Dua prinsip dalam pemilihan ialah normatif dan deskriftif.

Model Normatif

Alternatif yang dipilih ialah yang dapat dibuktikan yang terbaik diantara alternatif-alternatif yang mungkin.

Model Deskriptif

Model deskriptif mendeskripsikan suatu sistem seperti adanya atau akan menjadi apa nantinya.

·         Mencari Alternatif-alternatif

Bagian yang signifikan dari proses pemdoelan ialah menciptakan alternatif-alternatif. Hal ini membutuhkan kreatifitas dan proses mencari yang membutuhkan waktu dan biaya.

·         Memperkirakan Keluaran dari Masing-masing Alternatif

Untuk mengevaluasi dan memperbandingkan alternatif-alternatif yang telah diperkirakan, perlu untuk meramalkan keluaran-keluaran yang akan dihasilkan ooleh setiap alternatif tersebut.

·         Mengukur Hasil ( Tingkat Pencapaian Tujuan)

Nilai suatu alternatif dilihat berdasarkan kemampuannya untuk mencapai tujuan.

·         Skenario

Skenario adalah suatu pernyataan tentang asumsi mengenai lingkungan operasi dari sistem tertentu pada waktu tertentu.

c. Tahap Pemilihan

Tahap pemilihan meliputi penarian tindakan-tindakan yang tepat ( diantara tindakan-tindakan yang telah diidentifikasikan pada tahap perancangan) yang akan dapat memecahkan masalah yang sesungguhnya.

Untuk model normatif dapat digunakan pendekatan analitis atau memperbandingkan satu dengan yang lainnya secara mendalam. Untuk model deskriptif dapat digunakan perbandingan alternatif-alternatif dengan jumlah terbatas yang dilakukan baik dengan pendekatan penarian buta (blindly approach) atau dengan pendekatan heuristik.

Pendekatan Pencartian Formal ( Turban)

i. Teknik-teknik Analistik

Teknik-teknik analitis menggunakan formula matematis yang secara langsung dapat menurunkan solusi optimal atau memprediksi hasil tertentu

ii. Algoritma

Teknik-tekniks analitis dapat menggunakan algoritma-algoritma untuk meningkatkan efisiensi dalam proses pencarian alternatif.

iii. Pendekatan Penarian Buta ( Blind Search)

Teknik pencarian buat mengacu pada pendekatan pencarian yang berubah-ubah dan tidak ada panduannya. Ada dua type pencarian buta, yaitu:

– Enumerasi lengkap, yaitu seluruh alternatif dipertimbangkan sampai solusi optimal didapatkan

– Enumerasi tidak lengkap, yaitu penarian parsial, dimana hanya sebagian laternatif saja yang dieprtimbangkan sampai solusi yang cukup baik didapatkan.

–

d. Pendekatan Heuristik

Heuristik ialah aturan-aturan keputisan mengenai bagaimana suatu masalah seharusnya dipecahkan. Heuristik dikembangkan dengan analisis masalah yang padat dan teliti, kadangkala dengan menggunakan metode desain eksperimen.

QUIZ 1

Jelaskan dan beri contoh Sistem Pengambilan Keputusan (SPK) dan bagaimana 

langkag-langkah dalam pemecahan masalah (problem solving) pada suatu aktivitas bisnis.

Jawab:

Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support System (DSS) adalah sebuah sistem yang mampu memberikan kemampuan pemecahan masalah maupun kemampuan pengkomunikasian untuk masalah dengan kondisi semi terstruktur dan tak terstruktur. Sistem ini digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dalam situasi semi terstruktur dan situasi yang tidak terstruktur, dimana tak seorangpun tahu secara pasti bagaimana keputusan seharusnya dibuat (Turban, 2001).

SPK bertujuan untuk menyediakan informasi, membimbing, memberikan prediksi serta mengarahkan kepada pengguna informasi agar dapat melakukan pengambilan keputusan dengan lebih baik.

Problem Solving menjadi salah satu criteria seseorang untuk mendapatkan kesempatan Promosi dalam sebuah Fungsi dan Jabatan.  Untuk itulah setiap Assessment akan selalu disertai dengan Metode mencari Pemecahan Masalah (Problem Solving).  Setelah mendapatkan cara menyelesaikan sebuah masalah, akan dilanjutkan dengan menguji kemampuan Pengambilan Keputusan (Decision Making).  Terkadang seorang ahli akan berkata “There’re no Problems just Opportunities”, namun hal ini jusru memperjelas kondisi bahwa dia belum menemukan Akar Masalah (Root Cause) sehingga tampak hanya menutupi stress agar terlihat optimis.  Pada akhirnya setiap Masalah harus Dipecahkan dan Keputusan harus Diambil.  Dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan harus dilakukan Tahap Demi Tahap (Step-by-Step) yakni:

Problem Recognition

Problem Labeling

Problem Cause Analysis

Optional Solution

Decision Making

Action Planning

Problem Recognition (PengakuanMasalah)

Dengan mengakui bahwa terdapat situasi yang harus diperbaiki, walaupun kondisi serius dan sangat kritis.  Jangan pula menganggap sepele sebuah permasalahan sehingga cenderung sedikit mengabaikan potensi masalah berikutnya.  Pengakuan yang Jujur akan adanya Masalah Kecil atau Besar akan berdampak terhadap keseluruhan proses yang akan berjalan kemudian.  Individu dan Tim perlu Mengenali dan Mengakui terdapat sebuah Gejala yang berpotensi menjadi Masalah berkelanjutan, sedemikian Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan dapat terwujud.

Problem Labeling (IdentifikasiMasalah)

Setelah menyelesaikan langkah pertama,   Anda perlu memiliki banyak data pendukung masalah tersebut.  Ini mungkin akan membingungkan Anda dengan begitu banyaknya masalah dan jenis masalah yang ada.  Namun identifikasi masalah ini perlu dilakukan agar mendapat persepsi yang sama dari semua orang walau dari sudut pandang yang berbeda.  Hasil identifikasi masalah ini agar ada sebuah Kesepakatan Bersama tentang Masalah Utama yang perlu Resolusi.

Problem-Cause Analysis (Analisa Penyebab Masalah)

Dengan berhasilnya Identifikasi Masalah, maka Anda akan mulai mencari Definisi Masalah sebenarnya.  Anda tidak mungkin menyelesaikan masalah secara bersamaan, dimana hal tersebut akan sangat menguras waktu dan pikiran.  Maka dengan memilah-milah pada Langkah 2, konsentrasi dan fokus Anda terhadap Akar Penyebab Masalah Utama makin mengerucut.  Langkah ketiga ini adalah Langkah yang Terkontrol dan Terpecahkan dan dapat menjelaskan kenapa masalah tersebut timbul.

Optional Solution (Solusi Pilihan)

Langkah ini menggambarkan bagaimana Langkah penyelesaian masalah dengan berbagai cara dan alternatif.  Anda tentu mencari strategi penyelesaian masalah satu untuk semua, namun daftar lengkap alternative akan sangat penting sebelum berlanjut pada langkah berikutnya.  Carilah daftar lengkap cara-cara yang mungkin dalam penyelesaian masalah Anda.

Decision Making (Pengambilan Keputusan)

Disini akan memungkinkan Anda memilih salah satu alternative solusi yang ada dalam tindakan perbaikan.   Langkah ini menjadi Filosofi Analisa dan Evaluasi, dimana Anda perlu mempertimbangkan Prioritas dan Alternatif pilihan sehingga akan terkaji Proses yang Praktis dan Ilmiah. Pengambilan Keputusan ini harus mendapatkan tempat dari semua pihak sehingga dapat mengesampingkan Alternatif Solusi lainnya dari Langkah empat.

Action Planning (PerencanaanAksi)

Sebuah Solusi tidak menjadi senjata ampuh jika hanya sebagai wacana dan tidak terbukti dalam tindakan.  Sebaik apapun solusi pilihan bersama tidak akan berhasil tanpa adanya eksekusi.  Tahapan ini memerlukan Apa yang akan dilakukan (What to Do), Dimana dilakukan (Where) dan Kapan dilakukan (When).