FORUM 1

Jelaskan Konsep Pengambilan Keputusan dalam organisasi yang telah implementasi SIM dalam aktivitas organisasi atau kegiatan bisnisnya.

Jawab :

Sistem informasi manajemen atau SIM (management information system) adalah system informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi akurat, tepat waktu, dan relevan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh para manajer. Konsep SIM adalah meniadakan pengembangan yang tidak efisien dan penggunaan komputer yang tidak efektif. Konsep SIM sangat penting untuk system informasi yang efektif dan efisien oleh karena  menekankan pada orientasi manajemen (management orientation) dari pemrosesan informasi pada bisnis yang bertujuan mendukung pengambilan keputusan manajemen (management decision making)

Tahapannya:

1. Tahap Pemikiran

Pada tahap ini dilakukan pengamatan terhdap lingkungan, baik secara berkesinambungan atau sesekali. Hal ini meliuti beberapa aktivitas yang vertujuan untuk mengidentifikasi adanya permasalahan-permasalahan atau kesempatan-kesempatan.

Aktivitas-aktivitas tersebut adalah:

a.  Menemukan Permasalahan

Tahap pemikiran dimulai dengan identifikasi tjuan dan saaran ari organsisasi. Permsalahan timbuk dari adanya ketidakpuasan terhadap keadaan yang sedang berjalan. Ketidakpuasan tersebut terjadi karena adanya perbedaan antara apa yang diinginkan dan apa yang terjadi atau tidak terjadi. Pada tahap ini usaha yang dilakukan ialah mencari apakah ada permasalahan, mencari besarnya permasalahan dan mengidentifikasi permsalahan tersebut

b. Klasifikasi Permasalahan

Aktivitas ini merupakan konseptualisasi dari masalah dalam usaha untuk mengklasifikasian ke dalam beberapa kategori yang dapat didefinisikan.

i. Penguraian Permasalahan

Banyak permsalahan kompleks yang dapat dibagi menjadi beberapa bagian permasalahan. Dengan memecahkan bagian permasalahan yang paling mudah dapat menolong dalam emmecahkan permasalahan yang kompleks. Pendekatan ini juga membantu komunikasi antar orang-orang yang terkait dengan proses solusi.

ii. Kepentingan Permasalahan

Pada tahap pemikiran penting untuk menentukan pemilik dari permasalahan tersebut.

Tahap pemikiran diakhiri dengan suatu pernyataan permasalahan. Pada waktu itu tahap peracangan dimul

2. Tahap Perancangan

Tahap Perancangan meliputi kegiatan menciptakan, mengembangkan dan menganalisa tindakan-tindakan yang mungkin. Pada tahap ini juga dilakuakn pembuatan, pengujian dan validasi model dari situasi permasalahan tersebut.

Pemodelan adalah kombinasi dari seni dan sains. Beberapa topik dari permodelan yang berhubungan dengan model kuantitatif adalah:

a. Komponen Model

Semua model terdiri dari tiga komponen dasar, yaitu variabel keputusan, variabel yang tidak dapat dikontrol serta parameter-parameter dan variabel-variabel hasil atau keluaran.

b. Stuktur Model Kuantitatif

Model Kuantitatif mempunyai komponen-komponen model yang dihubungkan oleh ekspresi matematis seperti persamaan atau ketidaksamaan.

c. Prinsip-prinsip Pemilihan

Evaluasi dari alternatif-alternatif dan pemilihannya langsung dari tipe kriteria-kriteria yang akan digunakan. Dua prinsip dalam pemilihan ialah normatif dan deskriftif.

Model Normatif

Alternatif yang dipilih ialah yang dapat dibuktikan yang terbaik diantara alternatif-alternatif yang mungkin.

Model Deskriptif

Model deskriptif mendeskripsikan suatu sistem seperti adanya atau akan menjadi apa nantinya.

·         Mencari Alternatif-alternatif

Bagian yang signifikan dari proses pemdoelan ialah menciptakan alternatif-alternatif. Hal ini membutuhkan kreatifitas dan proses mencari yang membutuhkan waktu dan biaya.

·         Memperkirakan Keluaran dari Masing-masing Alternatif

Untuk mengevaluasi dan memperbandingkan alternatif-alternatif yang telah diperkirakan, perlu untuk meramalkan keluaran-keluaran yang akan dihasilkan ooleh setiap alternatif tersebut.

·         Mengukur Hasil ( Tingkat Pencapaian Tujuan)

Nilai suatu alternatif dilihat berdasarkan kemampuannya untuk mencapai tujuan.

·         Skenario

Skenario adalah suatu pernyataan tentang asumsi mengenai lingkungan operasi dari sistem tertentu pada waktu tertentu.

c. Tahap Pemilihan

Tahap pemilihan meliputi penarian tindakan-tindakan yang tepat ( diantara tindakan-tindakan yang telah diidentifikasikan pada tahap perancangan) yang akan dapat memecahkan masalah yang sesungguhnya.

Untuk model normatif dapat digunakan pendekatan analitis atau memperbandingkan satu dengan yang lainnya secara mendalam. Untuk model deskriptif dapat digunakan perbandingan alternatif-alternatif dengan jumlah terbatas yang dilakukan baik dengan pendekatan penarian buta (blindly approach) atau dengan pendekatan heuristik.

Pendekatan Pencartian Formal ( Turban)

i. Teknik-teknik Analistik

Teknik-teknik analitis menggunakan formula matematis yang secara langsung dapat menurunkan solusi optimal atau memprediksi hasil tertentu

ii. Algoritma

Teknik-tekniks analitis dapat menggunakan algoritma-algoritma untuk meningkatkan efisiensi dalam proses pencarian alternatif.

iii. Pendekatan Penarian Buta ( Blind Search)

Teknik pencarian buat mengacu pada pendekatan pencarian yang berubah-ubah dan tidak ada panduannya. Ada dua type pencarian buta, yaitu:

– Enumerasi lengkap, yaitu seluruh alternatif dipertimbangkan sampai solusi optimal didapatkan

– Enumerasi tidak lengkap, yaitu penarian parsial, dimana hanya sebagian laternatif saja yang dieprtimbangkan sampai solusi yang cukup baik didapatkan.

–

d. Pendekatan Heuristik

Heuristik ialah aturan-aturan keputisan mengenai bagaimana suatu masalah seharusnya dipecahkan. Heuristik dikembangkan dengan analisis masalah yang padat dan teliti, kadangkala dengan menggunakan metode desain eksperimen.

QUIZ 1

Jelaskan dan beri contoh Sistem Pengambilan Keputusan (SPK) dan bagaimana 

langkag-langkah dalam pemecahan masalah (problem solving) pada suatu aktivitas bisnis.

Jawab:

Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support System (DSS) adalah sebuah sistem yang mampu memberikan kemampuan pemecahan masalah maupun kemampuan pengkomunikasian untuk masalah dengan kondisi semi terstruktur dan tak terstruktur. Sistem ini digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dalam situasi semi terstruktur dan situasi yang tidak terstruktur, dimana tak seorangpun tahu secara pasti bagaimana keputusan seharusnya dibuat (Turban, 2001).

SPK bertujuan untuk menyediakan informasi, membimbing, memberikan prediksi serta mengarahkan kepada pengguna informasi agar dapat melakukan pengambilan keputusan dengan lebih baik.

Problem Solving menjadi salah satu criteria seseorang untuk mendapatkan kesempatan Promosi dalam sebuah Fungsi dan Jabatan.  Untuk itulah setiap Assessment akan selalu disertai dengan Metode mencari Pemecahan Masalah (Problem Solving).  Setelah mendapatkan cara menyelesaikan sebuah masalah, akan dilanjutkan dengan menguji kemampuan Pengambilan Keputusan (Decision Making).  Terkadang seorang ahli akan berkata “There’re no Problems just Opportunities”, namun hal ini jusru memperjelas kondisi bahwa dia belum menemukan Akar Masalah (Root Cause) sehingga tampak hanya menutupi stress agar terlihat optimis.  Pada akhirnya setiap Masalah harus Dipecahkan dan Keputusan harus Diambil.  Dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan harus dilakukan Tahap Demi Tahap (Step-by-Step) yakni:

Problem Recognition

Problem Labeling

Problem Cause Analysis

Optional Solution

Decision Making

Action Planning

Problem Recognition (PengakuanMasalah)

Dengan mengakui bahwa terdapat situasi yang harus diperbaiki, walaupun kondisi serius dan sangat kritis.  Jangan pula menganggap sepele sebuah permasalahan sehingga cenderung sedikit mengabaikan potensi masalah berikutnya.  Pengakuan yang Jujur akan adanya Masalah Kecil atau Besar akan berdampak terhadap keseluruhan proses yang akan berjalan kemudian.  Individu dan Tim perlu Mengenali dan Mengakui terdapat sebuah Gejala yang berpotensi menjadi Masalah berkelanjutan, sedemikian Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan dapat terwujud.

Problem Labeling (IdentifikasiMasalah)

Setelah menyelesaikan langkah pertama,   Anda perlu memiliki banyak data pendukung masalah tersebut.  Ini mungkin akan membingungkan Anda dengan begitu banyaknya masalah dan jenis masalah yang ada.  Namun identifikasi masalah ini perlu dilakukan agar mendapat persepsi yang sama dari semua orang walau dari sudut pandang yang berbeda.  Hasil identifikasi masalah ini agar ada sebuah Kesepakatan Bersama tentang Masalah Utama yang perlu Resolusi.

Problem-Cause Analysis (Analisa Penyebab Masalah)

Dengan berhasilnya Identifikasi Masalah, maka Anda akan mulai mencari Definisi Masalah sebenarnya.  Anda tidak mungkin menyelesaikan masalah secara bersamaan, dimana hal tersebut akan sangat menguras waktu dan pikiran.  Maka dengan memilah-milah pada Langkah 2, konsentrasi dan fokus Anda terhadap Akar Penyebab Masalah Utama makin mengerucut.  Langkah ketiga ini adalah Langkah yang Terkontrol dan Terpecahkan dan dapat menjelaskan kenapa masalah tersebut timbul.

Optional Solution (Solusi Pilihan)

Langkah ini menggambarkan bagaimana Langkah penyelesaian masalah dengan berbagai cara dan alternatif.  Anda tentu mencari strategi penyelesaian masalah satu untuk semua, namun daftar lengkap alternative akan sangat penting sebelum berlanjut pada langkah berikutnya.  Carilah daftar lengkap cara-cara yang mungkin dalam penyelesaian masalah Anda.

Decision Making (Pengambilan Keputusan)

Disini akan memungkinkan Anda memilih salah satu alternative solusi yang ada dalam tindakan perbaikan.   Langkah ini menjadi Filosofi Analisa dan Evaluasi, dimana Anda perlu mempertimbangkan Prioritas dan Alternatif pilihan sehingga akan terkaji Proses yang Praktis dan Ilmiah. Pengambilan Keputusan ini harus mendapatkan tempat dari semua pihak sehingga dapat mengesampingkan Alternatif Solusi lainnya dari Langkah empat.

Action Planning (PerencanaanAksi)

Sebuah Solusi tidak menjadi senjata ampuh jika hanya sebagai wacana dan tidak terbukti dalam tindakan.  Sebaik apapun solusi pilihan bersama tidak akan berhasil tanpa adanya eksekusi.  Tahapan ini memerlukan Apa yang akan dilakukan (What to Do), Dimana dilakukan (Where) dan Kapan dilakukan (When).