Tugas Sistem Informasi Manajemen

 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PADA

PT. KIMIA FARMA (PERSERO) Tbk

Dosen:

Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali MM., CMA

Disusun oleh:

Muthiara Widuri (43215120014)

PROGRAM S1 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI & BISNIS

UNIVERSITAS MERCU BUANA

JAKARTA

2016

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikumWarahmatullahiWabaraakatuh

Segala puji hanya milik Allah swt, Dzat yang maha luas kekuasaannya dan maha luas ilmunya. Dengan segala karunia dan rahmat-Nya pula kami dapat menyelesaikan penyusunan tugas ini tepat pada waktunya. Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada dosen mata kuliah pancasila Bapak Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali MM., CMA yang telah memberikan arahan dan bimbingan kepada kami.

Wassalamu’alaikumWarahmatullahiWabaraakatuh

ABSTRAK

Makalah ini direncanakan untuk menyediakan informasi bagi masyarakat mengenai konsep sistem informasi manajemen suatu perusahaan. Di dalamnya, berbagai praktek dan pilihan dipertimbangkan untuk perencanaan dan implementasi Sistem Informasi Manajemen(SIM) PT Kimia Farma (Persero) Tbk. Penemuan dalam karya ilmiah didasarkan pada berbagai tinjauan mengenai implementasi SIM perusahaan yang sudah diterapkan. Terkait hal ini, berbagai perusahaan memerlukan suatu layanan atau fasilitas untuk memberikan informasi untuk setiap karyawan, manager, dan pihak umum secara cepat dan akurat. Hal ini diwujudkan melalui penggunaan website setiap perusahaan.

SIM didefinisikan melalui informasi mengenai konsep dan berbagai aspek pendukung yang diperlukan untuk membangun SIM perusahaan. Karya ilmiah ditutup melalui kesimpulan dan saran bagi pihak PT Kimia Farma (Persero) Tbk untuk lebih memahami dan mengimplementasikan SIM secara lebih baik.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Manajemen sistem informasi (SIM) (bahasa Inggris: management information system, MIS) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Manajemen sistem informasi dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.

Sistem Informasi sangat memperngaruhi keberhasilan maupun kegagalan tujuan bisnis dari suatu perusahaan. Selain faktor sumber daya manusia, manajemen sistem informasi sangat penting implementasinya karena bekerja secara sinergis agar dapat melakukan minimalisasi sumber daya namun menghasilkan output maksimal. Selain itu, implementasi SIM ini di suatu perusahaan atau organisasi akan mengurangi resiko kegagalan terutama saat penggunaan sumber daya. Sebagaimana yang kita ketahui, sistem informasi memegang peranan penting apalagi di jaman yang serba canggih ini. Hampir di semua lini kehidupan sudah menggunakan aplikasi ini. Mengapa? Di jaman yang globalisasi dan digital ini, semua perangkat kehidupan banyak ditopang oleh aplikasi ini sebagai alat bantu, seperti: sistem scanner dibidang kedokteran, perbankan, teknologi hingga sistem keamanan yang semuanya sangat tergantung pada piranti lunak (software) dan piranti keras (hardware) ini. Tentu ada kekurangan-kekurangannya disamping ada kelebihannya. Ketelitian, akurat dan hemat tenaga adalah kelebihan dari penggunaan sistem informasi ini. Namun kekurangannya, bila terjadi error bisa berakibat fatal, deleting data bahkan adanya pencurian data yang tentunya sangat merugikan baik pihak perusahaan maupun organisasi.

Fungsi dari manajemen sistem informasi itu adalah:

1.      Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

2.      Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

3.      Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Komponen Sistem Informasi Komponen sistem informasi ini yang berupa piranti keras (hardware) yaitu computer atau laptop, meliputi: instruksi, fakta yang tersimpan, manusia dan prosedur.

Sedangkan Sistim Informasi itu sendiri dapat dikategorikan dalam empat bagian:

1.      Manajemen sistem informasi

2.      Sistem Pendukung Keputusan

3.      Sistem Informasi Eksekutif

4.      Sistem Pemrosesan Transaksi

Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen

1.2. Tujuan Pembuatan Makalah

Menganalisis analisis dan perancangan dari penerapan manajemen sistem informasi pada perusahaan dan pengaruhnya terhadap keberhasilan serta kegiatan proses produksi untuk mencapai target perusahaan.

1.3. Rumusan Masalah

Pada makalah ini akan dibahas bagaiman analisis dan perancangan dari penerapan Sistem Informasi Manajemen serta pengaruhnya sebagai penunjang keberhasilan perusahaan dalam pencapaian tujuannya di perusahaan terkenal PT Kimia Farma (Persero) Tbk. Pengaruh yang diapat akan lebih dititik beratkan pada efek positif dari diterapkannya sistem informasi manajemen ini di perusahaan tersebut.

1.4.Manfaat Penulisan

Bagi Perusahaan :

Agar dapat menentukan persoalan dalam penyusunan anggaran (budgeting) yang meliputi anggaran penjulan, anggaran pembelian dan anggaran pengerjaan (manufacturing budget).

Bagi Peneliti :

Meningkatkan kemampuan dalam membuat dan merancang program aplikasi, serta Menambah wawasan dan ilmu pengetahuan bagi mahasiswa Universitas Mercubuana, Untuk penelitian selanjutnya.

BAB II

TINJUAN PUSTAKA

2.1. Landasan Teori

Menurut James O’Brien (2008) sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Informasi adalah data yang telah dikonversi ke dalam konteks yang bermakna dan berguna bagi pengguna akhir tertentu. Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Manusia bergantung pada sistem informasi untuk melakukan komunikasi dengan peralatan fisik (hardware), instruksi pemrosesan informasi atau prosedur (software), jaringan komunikasi (network), dan data (data resources). T. Hani Handoko (1997) mendefinisikan manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah di tetapkan. Sedangkan menurut George R.Terry (1986) bahwa manajemen adalah merupakan proses yang terdiri dari tindakan-tindakan, perencanaan, pengorganisasian, menggerakan dan pengawasan, yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah di tetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia serta sumber-sumber lain.

2.2. Peran Utama Sistem Informasi

Menurut O’Brien terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu Mendukung proses bisnis dan operasional Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistem informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi/kegiatan bisnis sehari-hari. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan Sistem Informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi keberbagai fungsi bisnis menjadi kritis/penting. Mendukung pengambilan keputusan Sistem informasi dapat mengkombinasikan informasi untuk membantu manager menjalankan menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama dapat membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. Sistem Informasi akan membantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih bermakna.

Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif Sistem informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran strategis perusahaan dapat menciptakan keunggulan bersaing di pasar.

SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:

·         Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan   transaksi keuangan.

·         Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.

·         Manajemen sistem informasi persediaan (inventory management information systems).

·         Sistem informasi personalia (personal information systems).

·         Sistem informasi distribusi (distribution information systems).

·         Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).

·         Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).

·         Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).

·         Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).

·         Sistem informasi analisis software

·         Sistem informasi teknik (engineering information systems).

2.3. Manfaat Sistem Informasi

Manfaat sistem informasi menurut O’Brien dan Marakas (2008) :

·         Mendukung fungsi dari area bisnis untuk mencapai tujuan yang mencakup bagiankeuangan, akuntansi, operasional, pemasaran, dan sumber daya manusia.

·         Untuk meningkatkan efisiensi dari proses produksi, meningkatkan efisiensi dari proses produksi, meningkatkan produktivitas pekerja, memberikan pelayanan dan kepuasan pelanggan.

·         Sebagai sumber utama informasi dan mendukung pengambilan keputusan efektif yang diambil oleh manajer dan profesional bisnis.

·         Untuk mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif dan sebagai sebuah keuntungan strategik dalam menghadapi persaingan global.

·         Sebagai komponen utama dalam sumber daya infrastruktur dan kehandalan jaringan bisnis masa kini.

BAB III

BAHAN DAN METODE

3.1. Latar Belakang

Penerapan sistem informasi manajemen memiliki peranan penting untung mendukung keberhasilan proses suatu produksi, baik itu produksi barang maupun jasa selain memenuhi standarisasi yang telah ditetapkan baik secara kuantitas maupun kualitas. Banyak faktor-faktor yang menjadi pendukung terlaksananya suatu sistem yang baik, terintergrasi dan menyeluruh diantaranta penggunaan aplikasi yang tepat, sarana dan prasarana yang memadai disamping tenaga ahli yang mumpuni (expert) di bidangnya.

Sistem informasi manajemen ini sebagai faktor pendukung yang memiliki peranan penting, sudah seharusnya diterapkan dalam bentuk SOP (Standard Operating Procedure) yang nantinya akan memberikan pengarahan bagi terciptanya suatu sistem yang berkelanjutan demi terwujudnya keberhasilan suatu sistem diperusahaan.

3.2. Bahan Perumusan

Pada makalah ini akan dibahas bagaiman implementasi dari penerapan Sistem Informasi Manajemen serta pengaruhnya sebagai penunjang keberhasilan perusahaan dalam pencapaian tujuannya di perusahaan terkenal PT Kimia Farma (Persero) Tbk. Pengaruh yang diapat akan lebih dititik beratkan pada efek positif dari diterapkannya sistem informasi manajemen ini di perusahaan tersebut.

3.3. Metode Perumusan

Metode perumusan berupa analisis dari diterapkannya sistem informasi pada perusahaan dan melihat efeknya secara luas meliputi: pencapaian target perusahaan, ekspansi bisnis, mempertahankan loyalitas konsumen hingga sistem pendistribusian yang bisa menjangkau hingga ke manca negara. Selain itu akan dibahas pula faktor-faktor keberhasilan sehingga bisa mempertahankan eksistensi perusahaan hingga ke manca negera dengan produk-produk dari PT Kimia Farma yang kreatif dan inovatif sehingga mendapatkan hati di jutaan pelanggannya yang senantiasa setia menggunakan produk-produk keluaran PT Kimia Farma.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Pembahasan

SAP (System Application and Product in data processing) merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif.

SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya

Pada saat ini, hampir seluruh Direktorat / Bagian / Sub Bagian di Group Kimia Farma memiliki catatan “Database” sendiri-sendiri  yang terpisah-pisah (artinya tidak terintegrasi dengan Divisi / Bagian / Sub Bagian lainnya).

Yang disebut “Database” disini bisa jadi dalam bentuk catatan manual atau dalam bentuk file MS Excel atau bentuk data lainnnya.

Perbedaan data pada “Database” inilah yang sering menimbulkan masalah – karena merupakan data yang merupakan versi masing-masing Divisi / Bagian / Sub Bagian

Dengan implementasi SAP, nantinya hanya akan ada Single View Database.

Artinya, ketika Single View Database ini misalnya menunjukan nilai inventori sebanyak 1,000 box di Plant Bandung, baik secara perspektif Bagian Penyimpanan atau pun secara Bagian Accounting – nilai inventori adalah sebanyak 1,000 box.

Dengan demikian tidak ada lagi data yang berbeda-beda bagi seluruh Divisi, Bagian dan Sub Bagian

Dampak lain dari “Database” yang terpisah-pisah tadi adalah, kita sering sekali mengalami kesulitan dalam mendapatkan “Data yang benar” karena data-data tersebut adalam berbagai macam bentuk dan tersebar di berbagai tempat.

Sehingga waktu kita banyak sekali difokuskan pada effort pengumpulan data.

Data yang telah terkumpul pun juga harus di “konfirmasi” kepada divisi / unit lain, yang berada di lokasi yang berbeda pula

Dengan adanya Sistem SAP, dimana kita akan memiliki Single View Database, maka Divisi / Bagian / Sub Bagian akan bisa memfokuskan kegiatannya pada effort Analisa Data.

Dengan fokus pada Analisa Data yang lebih mendalam, data dapat dirubah menjadi informasi yang berharga. Sehingga para leader terutama Manajemen KF dapat mengambil keputusan dengan lebih cepat dan optimal.

Keuntungan sistem untuk unit Plant (Pabrik) :

•      Terintegrasi dengan Purchasing Info System untuk keperluan estimasi jumlah pembelian dan estimasi biaya bahan-bahan baku

•      Hasil LTP dapat digunakan untuk evaluasi Capacity Planning secara jangka panjang

•      Meningkatkan visibilitas supply chain secara end-to-end karena demand dari plant peminta otomatis di-transfer ke plant produksi dengan memperhitungkan level inventory

•      Dengan MPS / MRP material yang dibutuhkan dapat tersedia sesuai jumlah yang dibutuhkan dan pada waktu sesuai dengan jadwal produksi

•      Pengadaan barang pembelian (raw material & packaging material) dihitung secara otomatis oleh MRP berdasarkan demand

Kimia Farma adalah perusahaan industri farmasi pertama di Indonesia yang didirikan oleh Pemerintah Hindia Belanda tahun 1817. Nama perusahaan ini pada awalnya adalah NV Chemicalien Handle Rathkamp & Co. Berdasarkan kebijaksanaan nasionalisasi atas eks perusahaan Belanda di masa awal kemerdekaan, pada tahun 1958, Pemerintah Republik Indonesia melakukan peleburan sejumlah perusahaan farmasi menjadi PNF (Perusahaan Negara Farmasi) Bhinneka Kimia Farma. Kemudian pada tanggal 16 Agustus 1971, bentuk badan hukum PNF diubah menjadi Perseroan Terbatas, sehingga nama perusahaan berubah menjadi PT Kimia Farma (Persero).

Pada tanggal 4 Juli 2001, PT Kimia Farma (Persero) kembali mengubah statusnya menjadi perusahaan publik, PT Kimia Farma (Persero) Tbk, dalam penulisan berikutnya disebut Perseroan. Bersamaan dengan perubahan tersebut, Perseroan telah dicatatkan pada Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya (sekarang kedua bursa telah merger dan kini bernama Bursa Efek Indonesia). Berbekal pengalaman selama puluhan tahun, Perseroan telah berkembang menjadi perusahaan dengan pelayanan kesehatan terintegrasi di Indonesia. Perseroan kian diperhitungkan kiprahnya dalam pengembangan dan pembangunan bangsa, khususnya pembangunan kesehatan masyarakat Indonesia.

Pada tanggal 18 Februari 2016, PT Kimia Farma (Persero) Tbk. Melakukan penandatanganan perjanjian pekerjaan Implementasi dan Managed Service Enterprise Resource Planning (ERP) – Systems Application and Products in Data Processing (SAP). PT Kimia Farma berharap, dengan adanya sistem baru ini, PT Kimia Farma bisa lebih baik dan lebih maju lagi.

Perseroan tidak hanya memasarkan produk di dalam negeri saja, namun juga melakukan ekspor guna memenuhi permintaan obat-obatan di negara-negara Asia, Eropa, dan Afrika.

Kegiatan pemasaran didukung oleh sekitar 453 field forces untuk seluruh lini yang tersebar di wilayah Indonesia, terdiri dari Product Manager, Regional Sales Manager dan Area Supervisor. Pada tahun 2015, Perseroan dapat menjaring lebih dari 13.497 orang dokter dan 1.304 buah rumah sakit dan ikut mensukseskan gerakan pemerintah dalam pelayanan obat BPJS melalui program e-catalogue. Selama tahun 2016, telah diselenggarakan berbagai kegiatan pemasaran di seluruh Indonesia dalam rangka peningkatan penjualan

Dengan sistem ERP kelas dunia, Kimia Farma telah memulai untuk perencanaan ke depan, bertujuan untuk memperluas operasinya sekaligus meningkatkan efisiensi biaya.Salah satu tujuan bisnis kimia farma saat ini adalah untuk mengelompokkan pelanggan-pelangan dengan lebih akurat, kemudian melayani setiap kelompok sesuai minatnya masing-masing. Kimia Farma akan bekerja lebih erat dengan para distributor hingga pengecer. Ini akan memungkinkan kimia farma untuk meningkatkan perencanaan kapasitas dan membantu meningkatkan efisiensi serta mengurangi biaya.

Kelebihan Dari Sistem SAP :

1.      Mempunyai modul yang lengkap, dimana semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.

2.      Mendukung integrasi proses bisnis perusahaan-perusahaan besar.

3.      Semua informasi yang tersimpan didalam SAP dapat diakses oleh bagian organisasi yang membutuhkan pada saat dibutuhkan.

Kekurangan Dari Sistem SAP :

1.      Harga license tiap user SAP yang relatif begitu mahal.

2.      Biaya konsultan yang lumayan mahal.

3.      Penggantian sistem memerlukan biaya yang tinggi dan waktu implementasi bisa berkepanjangan.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

1.      Penerapan manajemen sistem informasi di PT Kimia Farma (Persero) Tbk membawa manfaat sebagai penunjang keberhasilan perusahaan dalam rangka efisiensi dan efektifitas kinerja perusahaan.

2.      Memberikan informasi yang lebih akurat sehingga perusahaan PT Kimia Farma (Persero) Tbk bisa membidik target pasar yang tepat sasaran.

3.      Bisa mengkoreksi kelemahan-kelemahan sistem yang ada di PT Kimia Farma (Persero) Tbk sehingga bisa dilakukan perbaikan demi kemajuan perusahaan .

4.      Memberikan nilai yang inovatif dan kreatif dalam menciptakan produk baru dan tentu saja akan menumbuhkan minat konsumen dalam membeli produk-produk terbaru dari PT Kimia Farma (Persero) Tbk.

5.2.Saran

1.    Perlu adanya upaya perbaikan pada kelemahan-kelemahan sistem baik interna maupun eksternal perusahaan di PT Kimia Farma (Persero) Tbk sehingga perusahaan mengoptimalkan produk yang sesuai kondisi pasar yang lebih inovatif dan kreatif.

2.    Penyediaan tenaga-tenaga terlatih untuk mendukung implementasi penerapan manajemen sistem informasi di PT Kimia Farma (Persero) Tbk sehingga lebih berdaya guna, efisien serta hemat biaya

3.    Perlu adanya upaya perluasan pasar yang diiringi dengan peningkatan baik kualitas maupun kuantitas produk oleh PT Kimia Farma (Persero) Tbk

BAB VI

PENUTUP

Akhirnya selesai sudah penulisan dan pembahasan penulisan makalah singkat mengenai Analasis dan Perancangan Sistem Informasi PT Kimia Farma (Persero) Tbk ini dengan tanpa hambatan yang berarti. Penulis berharap makalah ini dapat memberikan manfaat pada diri pribadi khususnya dan para pembaca umumnya.

Ucapan terima kasih untuk semua pihak yang telah membantu penyusunan makalah yang tak sempurna ini. Terumata untuk dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen Bapak Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali MM., CMA . Mohon maaf atas segala kekurangan makalah ini baik dari segi bentuk penulisan, pemilihan kata dan kalimat yang kurang dimengerti, lugas dan ejaan yang kurang tepat.

DAFTAR PUSTAKA

Modul SAP Proses Bisnis dan Business Impact Analysis Terhadap Organisasi Kimia Farma